一、案卷目录的录入
1、点击“添加案卷”;
2、出现页面及各项录入;
3、一级类目:(文件形成的年度)如“2011”;
4、二级类目:(部门档案代码)如学校办公室“xz11”;
5、实体分类号:(年度 部门档案代码)如“2011- xz11”;
6、案卷/盒号及馆编件号:录入前先与档案馆老师联系,确定案卷序号;
7、保管期限:选择“永久”或“长期”;
8、密级:选择“内部”;
9、正题名:案卷标题,格式“责任者关于xxx、xxxx、xxxx”等的文种”
,如“教育部关于卓越工程师、援藏、本科教学、精品课程、教学评估、动物实验、工程教育、动漫的意见、通知”,或者“教高(函、司函、厅、厅函)文件”
10、责任者 :该卷所有文件的落款单位,如:“教育部、教育部办公厅”
11、页数:该卷的总页数,如“89”
12、时间:卷内文件最早至最晚时间,用8位阿拉伯数字表示“如20110123-20111205”,表示该卷内最早的文件是2011年1月23日,最晚一份文件是2011年12月5日形成
13、归档单位:录入本部门名称,与校园网部门设置中各部门名称一致即可,如“学校办公室”,不得减为“校办”
14、主题词:录入反映该卷主要问题的3-5个短语,各短语间要空格,如“援藏 本科教学 精品课程 教学评估动物实验 工程教育”
15、归档份数:1
16、输入员:兼职档案员姓名,不得输入学生姓名或空置
二、卷内文件的著录
1、点击“添加文件”
2、出现页面(与案卷相同)
3、一级类目、二级类目、实体分类号系统自动生成,无须改动
4、案卷/盒号及馆编件号:将该栏内原有数字改为文件所属的案卷号,小数点后面的即为件号,自动从0001开始,如“44.0001”
5、保管期限:选择“永久”或“长期”
6、密级:无密级文件选择“内部”,有密级文件根据需要选择
7、正题名:照实登录原文件的标题,如“关于推荐学习山东大学生开展工作国防生四项教育经验的通知”
8、责任者 :文件最后的落款单位,如:“教育部”
9、页数:该份文件yb体育app亚博yabo下载官网首页所在的页码,如第一份文件为“1”,第二份文件为“3”
10、时间:文件落款处的时间,用8位阿拉伯数字表示,如:“20110123”,表示2011年1月23日
11、归档单位:录入本部门名称,与校园网部门设置中各部门名称一致即可,如“学校办公室”,不得减为“校办”
12、主题词:录入反映该文件主要问题的5个左右短语,各短语间要空格;红头文件可直接按照原文的主题词录入。如“ 教学科研仪器设备 变动”
13、文号:录入文件的发文字号,如“校字[2003]34号”
14、文种:根据文件的名称选择“通知”或“计划”等等
15、归档份数:1
16、附件:有附件的文件将标题录入此处。
17、输入员:录入兼职档案员姓名,不得输入学生姓名或空置
注:其他未涉及项目,可空置