（2003年12月4日制定，
2017年7月12日第9次校长办公会第1次修订，
2020年6月24日第9次校长办公会第2次修订）
第一章总则
第一条 为加强学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，充分发挥档案服务学校及社会各界的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及教育部、国家档案局联合公布的《高等学校档案管理办法》（第27号令）等法律法规和规章，结合学校实际，制订本办法。
第二条 本办法所称档案，是指学校和校内各单位（学校机关各部门以及各学院等）从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 坚持中国共产党对档案工作的领导。加强档案工作，将其纳入学校整体发展规划和考核评价体系，并与学校各项工作同步发展。
第四条 档案工作是学校重要的基础性工作，档案是记录学校建设和发展的重要依据，是学校不可再生的宝贵财富。各单位必须高度重视档案工作，单位和个人均有保护和移交档案的义务。
第五条 档案工作应坚持统一领导、依法管理、完整真实、有效利用、服务发展的原则。
第二章机构设置与人员配备
第六条 学校设立档案工作委员会，负责组织协调、研究、解决档案工作中的重大问题。
第七条 档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是保存和利用学校档案的专门机构，其基本职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划全校档案工作。
（二）拟订并贯彻落实学校关于档案工作的规章制度，履行依法治档职责，对各单位档案工作进行业务指导、监督和检查。
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料。
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源。
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。
（六）开展档案的开放和利用工作。
（七）开展全校档案工作人员的业务培训。
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。
（九）开展档案学术研究和交流活动。
第八条 档案馆设馆长一名，应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有副高级以上专业技术职务或相应级别的行政任职经历。
（二）有较强组织管理能力，具有开拓意识和创新精神。
（三）年富力强，身体健康。
第九条 加强档案工作人才培养和队伍建设。
档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
档案馆专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十条 学校各单位应有一名处级领导专门分管档案工作，负责指导本单位档案工作，监督本单位归档工作的完成情况。各单位应确立一名专职或兼职档案员负责具体的档案工作，其基本职责是：
（一）贯彻执行本办法及其它档案工作文件。
（二）建立健全本单位的档案管理制度。
（三）开展档案宣传工作，提高师生员工的档案意识。
（四）按时收集、保存、整理、立卷和移交档案，保证归档文件材料的完整齐全、及时准确，不得以任何借口不交、迟交。
第十一条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定予以补助；采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。
第三章 档案管理
第十二条 学校建立档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十三条 学校教学、科研、管理等活动中形成的各种载体形式的文件材料属于学校所有。应当归档的材料，必须定期向档案馆移交，任何个人不得拒绝归档或将其据为己有。不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十四条各单位对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的文件材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种大型会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料等。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料；其他应该归档的重要资料等。
（三）教学类：主要包括学校培养的学历教育学生的入学登记表、学籍档案和毕业登记表等；教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等。
（四）科研类：主要包括科研管理和科研实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料，重要科研项目、科研成果材料，重要咨询报告等。
（五）基本建设类：主要包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等。
（六）仪器设备类：主要包括各种精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）全套随机技术以及在接收、使用、维修和改进工作中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等。
（七）外事类：主要包括外事管理和各类外事活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等。
（八）出版物类：主要包括学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及出版集团出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（九）财会类：主要包括财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料等。
（十）人事档案类：主要包括记载个人主要经历、政治面貌、品德作风等方面的文件材料。含离退休以及已故教职工人事档案等。
（十一）声像类：主要包括学校各项活动中形成的以及与学校有关的具有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料等。
（十二）实物类：主要包括在教学、科研、管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品等。
（十三）其他类：重要领导人的相关讲话、批示及重大活动的完整文字材料，重大合同及相关文件资料，重大事件及处理的相关文件资料等。
以上各类文件材料的具体归档范围和保管期限按照《中国政法大学各部门各类文件材料归档范围及保管期限表》（见附件）执行。各部门依据《中国政法大学各部门各类文件材料归档范围及保管期限表》做好相关工作。
第十五条 学校实行由档案材料形成部门、课题组立卷的归档制度，保证案卷质量。
第十六条 各单位档案工作人员按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表、案卷封面，打印档案移交目录并检查合格签字后移交档案馆。
第十七条 归档的档案材料应当质地优良，钢笔、签字笔、毛笔书写，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。
第十八条 归档时间
（一）教学类和能够按教学年度归档的文件材料应当在次学年寒假前归档。
（二）科研类、基建类和专题性、成套性材料应当在项目完成并通过鉴定、验收、审计后三个月内归档。
（三）党政管理类和能够按自然年度归档的材料应当在次年六月底前归档。
（四）上级指定接收的材料应当即时归档。
（五）重要讲话、重大事项、重大活动、重大事件类归档，应在其结束三个月内完成归档。
第十九条 由几个单位合作完成的工作或项目归档：
（一）校内单位合作。协作单位将与自己承担任务的有关的档案正本移交主办单位，由主办单位统一将完整的档案正本移交档案馆。
（二）校内单位与校外单位合作。校内单位为主办单位的，应将与自己承担任务有关的档案正本和校外协作单位承担任务的有关档案复制件统一移交学校档案馆；校内单位为协作单位的，应将承担任务的有关档案正本移交学校档案馆，复制件移交主办单位。
第二十条校内各单位发生机构变动或者撤销、合并等情形时，应当及时向档案馆移交档案。
第二十一条档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。
第二十二条 档案馆应建立科学的管理制度，采取先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，要及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案要及时数字化，形成电子档案保管。
第二十三条 加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。对馆藏档案和资料要定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，第一时间向分管档案工作的校领导报告，及时处理。加强档案库房的技术管理，建立、健全有关规章制度并设专人负责。
第二十四条涉及国家秘密的档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。
第二十五条 严格档案销毁的程序和办法。禁止篡改、损毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案。
第二十六条 建立并严格执行学校档案统计管理制度，按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与公布
第二十七条 学校按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何组织或者个人无权公布学校档案。
第二十八条 持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在履行相关登记手续后，均可以利用已开放的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十九条 特殊档案的利用：
（一）查阅、摘录、复制未开放的档案，须经档案馆负责人批准。
（二）查阅、摘录校长办公会和党委常委会会议纪要，须经学校办公室主任和学校党委书记或校长两级审批。
（三）涉及未公开的技术问题，须经档案形成单位或者本人同意，必要时报请分管档案工作校领导审查批准。
（四）利用秘密级档案的，需经档案形成单位领导同意，档案馆领导审批后方可利用。
（五）利用机密级档案的，需经档案形成单位领导同意，档案馆领导审批后，还须经学校保密工作部门批准方可利用。
（六）绝密级档案原则上不提供利用。确需利用的，必须经原制发机关审批同意后利用。
第三十条 利用重要、珍贵的档案，一般不提供原件。如有特殊需要，须经分管档案工作校领导或档案馆负责人批准。
第三十一条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。档案用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，按照有关规定合理收费。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，学校无偿并优先提供。
第三十二条 积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案的，须经档案形成单位同意，并报请分管档案工作校领导批准。
第三十三条 档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。
第五章 档案信息化建设
第三十四条 学校将档案信息化纳入信息化发展规划，加强档案信息化建设，采取措施保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
第三十五条 积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、校内各业务系统等相互衔接。
第三十六条 电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。
电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。电子档案的管理执行国家有关规定。
第三十七条 档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。同时，档案馆应积极推进传统载体档案数字化，并对档案原件妥善保管。
第三十八条 电子档案应当通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。
档案馆应当对接收的电子档案进行检测，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
档案馆可以对重要电子档案进行异地备份保管。
第六章 条件保障
第三十九条 学校将档案馆工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第四十条 档案库房的建设要符合档案管理的要求并适应学校档案工作发展的需要。
（一）存放涉密档案应当设有专门库房。
（二）存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第四十一条 数字档案馆是学校数字校园建设的重要组成部分。学校应当设立专项经费，为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施。应加快数字档案馆建设，保障档案信息化建设与数字校园建设同步进行。
第七章 奖励与处罚
第四十二条 学校建立档案工作考核制度，每年对各单位的档案工作进行评估、考核，考核结果计入单位年终考核结果。对未能按照归档范围归档及未能按质按量完成档案工作的单位和个人，予以校内通报批评。
第四十三条 学校对在档案工作中做出突出贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供、利用工作中做出显著成绩的。
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的。
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的。
第四十四条 有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处理或处分；构成犯罪的，由司法机关追究刑事责任；造成财产损失或者其他损害的，依法承担民事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的。
（三）涂改、伪造档案的。
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。
（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为己有的。
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附则
第四十五条 本办法适用于学校档案管理工作，由学校档案馆负责解释。
第四十六条 本办法自校长办公会修订通过之日起施行。
