王改娇
2017年6月，儿子从加拿大蒙特利尔大学硕士毕业，特邀我们参加他的毕业典礼。借此机会，一家人决定也到美国走走看看。赴美第一站就是仰慕已久的哈佛大学。为何选哈佛，我是有些“私心的”。
近两年，我主要从事中国政法大学钱端升纪念馆的筹建。钱端升是我国著名的政治学家、法学家、教育家和社会活动家，中国现代政治学的开创者之一。他1900年生于上海，1990年卒于北京。1924年，从哈佛大学博士毕业回国任教，相继担任清华大学、北京大学、北京师范大学、中央大学、西南联大教授及哈佛大学客座教授。1948年，当选为国立中央研究院第一届院士。1952年，院系调整时他受命筹建北京政法学院（中国政法大学前身）并担任首任院长，同时兼任中国人民外交学会副会长、中国对外友协副会长、“五四”宪法起草委员会法律顾问、全国政协委员等职务，积极投身于新政权建设。1957年被错划为“右派”，撤销除全国政协委员以外的一切职务，“文革”中再受冲击。1979年，钱端升个人的政治问题得以改正。晚年曾被选为中国政治学会名誉会长。钱端升专修政治学，在各国政治制度、宪法史、比较宪法、国际关系诸方面造诣深厚，在国际上也享有威望。他一生治学严谨、著述颇丰，主要有《德国的政府》、《法国的政府》、《比较宪法》等著作。他在60年的从教生涯中，培养了一大批知名的法政人才，如我国政治学界的“三剑客”王铁崖、楼邦彦、龚祥瑞等均出自他的门下，美国前国务卿基辛格在哈佛大学读书时也曾受教于他。
2006年，为了缅怀这位为我国法学教育做出卓越贡献的法学家、政治学家，学校决定设立“钱端升法学研究成果奖”。2007年，时任校长徐显明提议成立钱端升纪念馆。但在随后的日子里，因馆址难以确定屡被推延。直到2013年，学校终于正式下文决定建立钱端升纪念馆，2015年，馆址和资金来源确定。
2015年春天，我从国家档案局借调半年参与《档案法》的修订返校，遵从学校的安排，着手钱端升纪念馆的筹备工作。筹备过程经历了档案的归并与整理、文献的征集与补充、史料的研读与挖掘、脚本的起草与打磨、方案的沟通与确认、内容的呈现与完善等几个阶段，今年的校庆前夕正式开馆。但钱端升早年在哈佛留学期间的展品较为单薄，一直是我的“心病”。前期虽辗转托人，几经努力，但收效甚微。我有些不甘心，希望能有机会亲自到哈佛大学档案馆看个究竟。
为了搜寻钱端升在美留学期间的档案材料，今年4月到6月，我以电子邮件的方式先后跟哈佛大学档案馆联系过三次。
第一封信发于4月27日，当时开馆在即，可钱端升从中学到大学、硕士、博士读书期间的成绩单一份也没找到。根据多年的从业经验，形成年代久远的档案，损毁散失极为常见。虽感觉希望渺茫，但还是抱着“权且一试”的态度，给哈佛大学档案馆发了封邮件。信中我首先表明了自己的身份，简要介绍了钱端升与哈佛大学的渊源以及查档需求。当时还不太了解哈佛档案馆馆藏详情，只能先投石问路。出乎意料的是当天就收到了档案馆的自动回复，承诺咨询人员会尽快答复。5月23日终于等来了咨询人员的回应。信中称，根据哈佛校友录，tuan-sheng ch’ien（钱端升的英文拼写，也是我在去信中提供的关键词）1920-1924年在哈佛文理研究院就读，并于1922年、1924年获得硕士和博士学位。信的附件发送了钱端升的学生档案扫描件，其中有他在清华留美预备学校和美国北达科他州立大学读书时的成绩单，却不见哈佛的成绩单。尽管如此，这两份文件对我来说也如获至宝。为了成绩单，我也曾到相关高校档案馆查问过多次，均空手而归，哈佛发来的文件也可算是意外之喜。来信还特别强调，上述文件仅用于个人研究，无书面授权不得以任何形式传播、复制。最后特别说明了查档流程，若本人不能亲临现场查阅，可以委托他人，哈佛大学学生处提供有此项服务；如本人到馆，可先登录在线目录 查询，以获取所需档案的题名和检索号；我所查的档案不在本馆库保存，提交申请后需几天时间调卷，因此，若确定来馆，至少应提前5天预约。
由于国内无法登录数据库，难以获取所需档案的准确信息，我只得在去加拿大的前夕6月11日发出了第二封邮件，告知了到馆时间以及查阅范围（钱端升在哈佛求学和任教期间的手稿）。两天后，对方回复。咨询人员首先确认了我的到馆时间，详细说明了哈佛档案馆的方位、地址、开馆时间，并告知可到档案馆网站了解利用须知及查档手续的办理流程。工作人员根据我邮件所述，大概认为我对5月23日回信中的扫描件关注不够，特别用黑体字提醒我留意附件。并再次重申，该扫描件即为馆藏中有关钱端升的全部资料，若仍需更多资料，麻烦到数据库继续查找其题名和档号。 其次， 如果确定19日到馆务必在6月15日前邮件确认，以保证工作人员有足够的时间检索、调卷。第三，初次进馆的读者需到哈佛大学怀德纳图书馆特权许可部办理临时id，可到学校网站查阅从该图书馆到档案馆的线路及哈佛在线地图。第四，哈佛大学档案利用政策规定，大学公务档案的封闭期为50年，而包含个人和机密信息，包括分数、鉴定意见、专业推荐意见等档案最短封闭期为80年。在提供行政类档案和教师论文之前，工作人员会对它们进行初步审核，以防止限制利用的材料在封闭期内信息泄漏。信件的最后，特别贴心地提醒，读者可到哈佛大学旅游门户网站查询住宿和其他信息，到交通停车网查询泊车信息。
按其要求，我于6月14日发出第三封邮件，确认到馆时间，并又一次表达了现场检索钱端升成绩单的强烈愿望。三天后，工作人员回复，并再次申明，第一封回信已经把我需要的资料全部发出，他们又搜索了所有数据库（包括hollis和内部数据库），并无新的发现。所以，写这封信的目的只是重申，如果我依然坚持19号到馆，可能会一无所获！！！也许是担心我白跑一趟，也许是对我的固执有些无奈，信件通篇多处使用黑色字体强调，所有关于钱端升的资料已全部发给我，无一遗漏！！
按照我们通常的思维习惯，两封回信屡次三番地使用黑色字体，仿佛在暗示我：你怎么这么low，就搞不明白我们的意思？！！！至此，我也有些迟疑，工作人员的态度如此决绝，他们是不是有些不耐烦？哈佛档案馆还要不要去？还有没有必要去？跟家人商议，大家的意见是，我们此行，哈佛是必经之地，既然来了，档案馆是一定要去的，即便查不到更多的资料，能亲眼目睹国外档案馆的工作场景也是好的。
6月19日，按照约定，我们来到了位于pusey图书馆的哈佛大学档案馆。档案馆是1938年根据校董事会的决议设立的，它的主要职责是在校长领导下，集中保存哈佛建校以来的重要历史档案，并为大学的行政管理、学术研究和校史编纂提供文献服务。其馆藏分为两部分，一部分为学校300多年来的行政类文件，另一部分为学校300多年来的学术文件，譬如哈佛大学历年出版的书籍及作者手稿、各种出版物、博士论文等，这些文献已经成为学校重要的学术宝库[i]。我们抵达时，馆内正在举办约翰·肯尼迪与哈佛大学主题展。约翰·肯尼迪曾于1936年至1940年在哈佛大学学习，后来出任美国国会议员和美国第35任总统。就任总统期间，他制定的一系列政策对哈佛大学产生了重大影响。今年恰值约翰·肯尼迪诞辰一百周年，哈佛大学档案馆为了纪念这位杰出的校友，特地举办了本展览，并免费对公众开放。展览的目的，一是表明肯尼迪总统与哈佛大学的关系，另一方面馆方也希望抛砖引玉，借助展览引起社会对肯尼迪与哈佛大学相互关系的关注，进一步征集其入读哈佛大学和就任总统期间与哈佛有关的文献资料。
来到档案馆阅览室，门口贴有公告，开放时间为周一至周五上午10点半到下午4点半。进入室内，首先映入眼帘的是接待处。接待处远不像国内档案馆那样宽敞明亮，甚至显得有些局促。接待人员名叫samel，一位和气的白人小伙儿。说来惭愧，我虽然时不时还做些英语书面翻译，但听说极其蹩脚，尚处于一个回合的层级。此行幸得麦吉尔大学研究生方可心同学的帮助，才得以顺利查档。方同学是个超级学霸，在麦吉尔的gpa是3.93/4，她不仅能够根据讲话者的口音辨识对方的种族，甚至可以用英语跟人吵架。在我看来，能够不假思索脱口而出，定是口语的高级境界吧。她向工作人员介绍了我们的来历和目的。samel先生立马点头表示明白，他先是回看了跟我的三封邮件，接着又在数据库检索了一遍，依然无果。哈佛大学档案馆收藏有钱端升在清华和北达科他州立大学的成绩单，唯独没有哈佛时期的，好生奇怪。samel先生解释道，这种情况虽比较少见，但也时有发生。对于不能给我们提供更多的帮助他也深感遗憾。不过馆里还藏有费正清的一些信件，但不在本库保存，如果今天申请明天可查阅，不知是否有兴趣。前几年，我曾经专门研究过国外大学档案馆的利用政策[ii]，了解国外大学具有悠久的接受档案捐赠传统。一般情况下，大学教授在退休或逝世后，经本人或家属的同意，会将其一生的文稿捐赠给大学档案馆永久保存。费正清是哈佛大学东亚研究中心创始人，著名历史学家，美国最负盛名的中国问题观察家，被称为美国“头号中国通”。上世纪30年代、40年代、70年代曾多次来华考察，与国内众多知识分子如胡适、傅斯年、梁思成、林徽因等交往密切，钱端升在哈佛任客座教授时曾在费家借宿。兴许，在费正清的信件中能寻到一些蛛丝马迹？商议后我们决定调整行程，在波士顿多停留一天。随即，填写了查档申请表，承诺遵守哈佛档案利用规定和亚博yabo下载的版权规定，并办理了临时进馆证。
第二天上午10点45，我们如约来到档案馆。今天接待处的值班人员换成了sarah女士，还有一位名叫caroline的年轻人。据sarah讲，caroline对馆藏非常熟悉，她在档案库里翻到一个案卷，可能与钱端升先生有关，但又不敢确定，希望对我们有所帮助。
阅览室大厅入口处赫然矗立着一块大牌子，牌子上印有档案利用制度。它规定，到馆查阅资料的用户，如需复制某些馆藏，须与咨询人员商议决定，提交复制申请，并由咨询人员审核。档案馆根据用户的要求和相关法律法规加以判断，如果复制的材料违反亚博yabo下载的版权法，则拒绝复制。如果复制申请获得批准，可由哈佛大学图书馆图像服务部完成复制工作。我们则准备采用自助服务，即用手机拍照。拍照前，得先填写档案拍照许可申请书，申请书告知用户：馆藏所有的个人资料仅用于个人研究，若需进一步利用须获得哈佛大学档案馆的书面授权；拍照资料的许可权不包含以电子及其他方式的传播和公布；读者不得使用三脚架、闪光灯及其他设备；拍照不得打扰其他顾客；拍照时，须将文件平放于桌上；顾客不得站在阅览室的椅子上或搬动家具；案卷、文件只允许放在桌子上拍照；某一时间段内，工作人员有权限制拍照数；在拍照图片上标注完整、准确地图片信息（如检索号、盒号、文件夹题名、日期）属于顾客的职责；哈佛大学保留以任何理由拒绝申请或废除许可的权力。申请书最后注明，哈佛大学仅对馆藏材料的实体享有所有权，但不享有亚博yabo下载的版权等。
尔后，我们从咨询台领取了案卷，到阅览桌前开始翻阅、拍照。桌上放置有阅览须知，对读者翻阅档案提出如下要求：读者阅览案卷时，不得随意变动卷内文件顺序，如有疑问，可将文件连带其装具一并带到咨询台，交由工作人员审核；桌上每次只能放一盒档案，每次也只能打开一个文件夹，以免弄乱文件的顺序；不得将笔记本、信纸、电脑、以及任何个人物件放在档案上；翻阅照片时，请戴手套，手套可从咨询台获取。阅览桌上还有读者申请调阅资料规定，要求读者检索文件均须填写申请单；现场申请单须在上午10点半到下午3点45之间提交咨询台；每次最多可申请调阅五（卷）件；由于某些馆藏不在本库房保管，须提前申请，并在本阅览室查看，具体时间为，2点前申请第二天中午前可取。每天申请从馆外库房调阅的档案不超过10（卷）件；若读者当日离馆或中间长时间休息，可将继续使用资料的计划告知工作人员；读者一周内未使用的资料将归库保管。
仔细阅读注意事项后，我们开始查看案卷。调阅的档案除了费正清跟中国友人的通信，还有一个folder，也就是工作人员没有把握的那个卷夹，这个folder正是钱端升先生在哈佛大学文理研究生学院就读期间各门功课的成绩。文件形成距今将近百年，纸张已发黄，字迹也稍显模糊。看到成绩单的那一刻，心底涌起一种莫名的激动，庆幸自己的坚持和不放弃终得回报。既然馆藏有存，为何三次回信均是查无此档呢？原来钱先生曾用多个中文名，英文名，我先前联系哈佛大学时，根据手头掌握的资料提供的名字是“tuan-sheng ch’ien”，而钱先生留学期间还曾用过“thomson simon ch’ien”，其工作人员根据校友录的记载，对照钱先生的中文名和英文名，检索到清华和北达科他州立大学时的文件。但哈佛的成绩单记载有些蹊跷，simon处被轻轻划了一笔，所录课程有三门——政治体制、历史、经济，课程的时间段以及硕士、博士的学位名称、年代与钱端升的生平完全一致。毫无疑问，这份档案正是我们千辛万苦要找的文件！！我猜测，也许是原始文件的姓名处“轻轻划了一笔”，致使工作人员的编目出现了偏差，也才让我们费了如此大的周折。
我跟小方同学紧锣密鼓一个多小时，完成了查阅任务。离馆之前，工作人员听说我也在大学档案馆工作，特别高兴，提醒说他们馆的个人档案80年才能公开，所以钱先生1947到1948年在哈佛任教的资料暂时还不能公开，欢迎下次再来。
到哈佛大学档案馆查档的亲身经历，让我感触颇多。既有“初来乍到”的好奇，又有语言不通交流不畅的窘迫，还有“千淘万漉虽辛苦，吹尽黄沙始到金”的欣喜。但印象最为深刻的，一是美国大学档案馆利用制度详尽而全面，既有查档申请，又有调阅档案申请，还有复制许可申请，加之阅览须知、亚博yabo下载的版权许可等，环环相扣，覆盖了查阅档案的每个流程，规范着利用者的行为。它的制度像个细密的框架，任何人不得出格半步。一旦违规，将可能付出惨重的代价。二是档案馆贴心的服务令人感动，譬如它会提醒初次到馆的读者，最好提前预约，并须办理临时id，以及去哪里办理，办完后如何寻找档案馆的位置，如何获取在线地图等。除了工作信息，档案馆还会设身处地为读者考虑，告知档案馆附近的住宿信息、泊车信息等，解决了利用者的后顾之忧。
于我们而言，制度的健全和遵从也许任重道远，但人性化的服务就在脚下，不是吗？
文章来源：《上海档案》（2017年第9期）
[i]韦庆远《哈佛大学档案馆参观记》，《档案学通讯》1982年第2-3期
[ii]王改娇《欧美大学档案利用亚博yabo下载的版权制度及启示》，《山西档案》2011年第5期
